لماذا يجب ان تقسم المشاريع الكبيرة الى مراحل اصغر؟
بواسطة محمود حازم
منذ بضعة ايام قام حساب انجاز مصر على تويتر بالسؤال عن افضل نصيحة عن الـ Productivity او الانتاجية يمكن ان تشاركها، وقتها كتبت التالي:
“Break big, long-term projects into smaller milestones.” او “تقسيم المشاريع الكبيرة، طويلة الاجل الى مراحل اصغر.”
في هذه التدوينة القصيرة سأشرح فيما يزيد عن 140 حرف سبب هذه النصيحة.
اغلبنا ان لم يكن كلنا نعتقد بقدرتنا على تقدير الوقت الذى قد يأخذه عمل ما! على الارجح فإن التقدير الذى نضعه لا يكن صحيحاً و السبب اننا دائماً ما نضع تقديراتنا وفقاً لأفضل سيناريو بدون الاخذ في الاعتبار الاحداث غير المتوقعة. و دائماً ما تعمل الطبيعة ضد افضل سيناريو الذى وضعناه خصوصاً مع عدم امكانية علمنا بطبيعة الاحداث الغير متوقعة التى يمكن ان نقابلها.
كم مرة قدرت وصولك الى المكان الذى تقصده و فوجئت بالزحام الذى يؤخرك عن ميعادك. هل حدث معك ان قدرت ميعاد وصولك الى مقصدك مع الاخذ في الاعتبار الزحام المتوقع و فوجئت بزحام اقل و وصلت مبكراً!
حتى مع مهام بسيطة مثل هذه لا يمكن ان تتميز توقعاتنا و تقديراتنا بالدقة، و اذا كانت التقديرات بالدقائق او الساعات تكون غير دقيقة فكيف يمكن ان تكون تقديرات مشروع ما قد يستغرق من 3 الى 6 شهور دقيقة؟
عندما نخطأ التقدير مع هذا النوع من المشاريع فإننا تخطأ بشكل كبير، فقد يستغرق المشروع 5 اشهر بدلاً من 3! او سنة بدلاً من 6 اشهر!
الحل؟ “تقسيم المشاريع الكبيرة، طويلة الاجل الى مراحل اصغر.” كلما كانت المهام اصغر كلما كان هذا افضل.
نعم تحدثنا في الاعلى ان التقديرات البسيطة ايضاً غير دقيقة! لكن انا لم اقل ان تقديرك للمهام الصغيرة سيكون صائباً! على الارجح ان سيكون خاطئاً ايضاً! و لكن عندما تخطأ في تقدير مهمة صغيرة فهذا افضل من ان تخطأ في تقدير مهمة كبيرة. فإذا قدرت مهمة ما بفترة زمينة معينة و استغرقتك ضعف تقديرك، من الافضل ان تكون مهمة صغيرة تستغرق بضعة ايام او اسابيع على ان تكون مهمة كبيرة تستغرق بضعة اشهر 